Come ottenere il massimo sul lavoro: fare meno, fare meglio

Nell’immaginario comune, l’idea di ottenere il massimo e raggiungere il successo si accompagna spesso a quella del “fare di più”, del correre, rincorrere e dello sfiancarsi all’inseguimento dei propri obiettivi. Ti svelo un segreto: per ottenere il massimo e il successo (quale che sia la tua idea di successo) può essere talvolta richiesta invece un’azione di sottrazione.

Fare meno per fare di più e stare meglio? Non è così folle come potrebbe sembrare.

Smettila di (stra)fare

Siamo figli di una cultura che predilige il multitasking, il dinamismo, l’essere in perenne movimento. All’ozio bisogna sempre preferire di gran lunga un’attività qualsiasi, quale essa sia è di poca importanza. Si riflette meno e si accorcia la risposta tra stimolo e reazione. Quanto tempo dedichiamo al puro e semplice pensare? A un momento di pausa tra un lavoro e l’altro?

Poi dall’altra parte ci si sente ripetere che siamo troppo stressati, e che essere troppo stressati diminuisce produttività e qualità… e sentiamo i livelli di stress aumentare al solo pensiero.

L’azione di sottrazione di cui parlavo consiste molto semplicemente nel ridurre il numero di attività a cui dedicarsi per concentrare i propri sforzi su quelle che si ritengono più valide, proficue e/o piacevoli. Questo permette di incanalare meglio l’energia, lavorare meglio e ritrovare la serenità, insieme a una maggiore soddisfazione.

Quest’azione di riduzione richiede per forza di rinunciare a qualcos’altro. Il che si traduce nel dover dire più spesso di no e tralasciare i progetti meno validi.

Come decidere se vale la pena o no? Ecco alcune idee in merito.

Il principio 80/20

Anche se io, per ovvie ragioni, mi riferisco al mio ambito di lavoro, che riguarda in primo luogo la traduzione, Richard Koch garantisce che fare di meno e ottenere di più non sia solo possibile ma anche auspicabile in ben più numerosi settori.

Koch è l’autore de “Il principio 80/20 – Il segreto per ottenere di più con meno” (FrancoAngeli editore, traduzione di Roberto Merlini con aggiornamento di Tiziana Prina), lo conosci?

Si tratta di un vero e proprio manuale il cui obiettivo è quello di illustrare – forse in maniera un po’ ridondante – il funzionamento del Principio 80/20, secondo cui “esiste uno squilibrio strutturale tra cause ed effetti, tra input e output, tra sforzo e risultato”. Questo squilibrio si può misurare proprio così: l’80% degli effetti deriva soltanto dal 20% delle cause. Un’azienda che ha 100 prodotti, per dire, può scoprire che il 20% di tali prodotti è in grado di generare l’80% dei suoi profitti.

Sarà vero?, mi sono domandata, e sono andata a controllare sulla base dei miei risultati. Ne è emerso che il rapporto tra i miei profitti e i miei clienti non è esattamente 80/20, ma è certo vero che alcuni committenti o progetti li potrei prediligere ad altri.

La parola ai colleghi

Alcuni mesi fa ho letto un interessante intervento di un collega che parlava proprio di tempo, tariffe e clienti/progetti da tralasciare. Se la mia memoria funziona a dovere, spiegava che per abitudine non considerava il valore di un cliente soltanto tenendo conto della tariffa applicata. Valutava invece il rapporto tra questa e il tempo necessario per il completamento della traduzione, ottenendo un dato più preciso sul peso economico di quella collaborazione.

A parità di lunghezza, del resto, un testo potrebbe richiedere 2 ore, un altro 4. A quale collaborazione vale dunque la pena dare la precedenza? Lui usava questo metro per regolare di volta in volta con più contezza il preventivo o l’eventuale accettazione o rifiuto di un incarico.

Il valore del ciclo di vita del cliente

L’espressione “valore del ciclo di vita del cliente” è ben più nota nella sua veste inglese, ovvero Customer Lifetime Value (CLV), e vuole intendere i profitti che si ritiene possano essere generati da una relazione con un determinato cliente in un periodo cronologico definito.

Calcolarlo può essere tutt’altro che semplice ed esistono formule più o meno complesse. Tuttavia, quello mi premeva era sottolineare il concetto, ovvero l’attribuzione di valore al di là del singolo progetto in sé e nell’ottica di una relazione a lungo termine. Un cliente che ti contatta per un singolo progetto ha infatti un peso molto diverso da un committente con cui collabori da anni su base continuativa e, soprattutto, con cui hai sviluppato un rapporto personale di reciproca stima e fiducia.

Gli altri fattori in gioco

Come dicevo all’inizio, quando decidi di darti più tempo e rallentare i tuoi ritmi, devi necessariamente lasciarti qualcosa (o qualcuno) alle spalle. È uno scambio che deve appagarti, alleggerirti e avere un senso per te.

Per questo, usare la calcolatrice per capire come allargare le maglie temporali delle proprie giornate può essere utile soltanto fino a un certo punto. Un elemento che non può essere trasformato in numero (almeno che io sappia) è il piacere, termine con cui voglio descrivere tutte quelle soddisfazioni che – almeno nella mia valutazione – rientrano a pieno titolo tra i fattori di cui tener conto quando decido se accettare o meno un incarico.

Ad esempio il piacere di mantenere una relazione di stima e fiducia come quella a cui accennavo poc’anzi. Oppure il piacere di poter accettare un progetto magari meno remunerativo sotto un profilo economico ma tanto, tanto divertente o stimolante.

A ognuno il suo.

Raggiungere il massimo

Si potrebbe certo disquisire a lungo su quale sia la definizione di “massimo” per ciascuno. Per me è l’equilibrio tra il fare bene e lo stare altrettanto bene.

In soldoni, poter lavorare a una traduzione o a un articolo coi giusti tempi e prestandovi la cura che merita, o poter seguire un corso nuovo per affinare le proprie abilità. O ancora, dedicarsi a pianificare lo sviluppo della propria attività di qui a 5, 10, 15 anni…! Senza contare la mia opzione preferita, ovvero il concedersi del semplice, sempre osannato ma spesso sottovalutato “ozio greco”.

Sono tutti aspetti che fanno parte del lavoro e che, a parer mio, hanno una loro importanza.