Traduttore, sai gestire una telefonata di lavoro?

È raro che un traduttore si trovi a dover gestire una telefonata di lavoro. Il 99,9% delle volte, il primo contatto tra un traduttore freelance e il cliente avviene infatti tramite email. Se non altro per quanto riguarda la mia esperienza.

Onestamente, la posta elettronica è il canale che preferisco. Oltre a essere un mezzo più veloce e pratico, mi dà anche modo di valutare con calma il progetto.

Gestire una telefonata è diverso, è più impegnativo.

Non il solito call center

Intanto, ci vuole una confessione: non sono molto allenata. La maggior parte delle telefonate che ricevo da numeri sconosciuti si rivelano call center sparsi per il mondo.

Eppure le telefonate, pur se raramente, arrivano. E bisogna essere pronti a gestirle e a fornire tutte le informazioni del caso in maniera concisa e completa. Non è semplice.

Io magari sono lì, immersa in un brevetto e intenta a capire perché per descrivere quell’elemento nella figura 7 è stato usato un determinato termine invece di un altro, quando il telefono squilla. Quando lavoro sono sempre molto concentrata, quindi già il fatto che me ne accorga è una gran cosa.

Rispondo con voce un po’ distratta, vaga, ché tanto sarà il solito call center, tutta presa dalla figura numero 7. Dall’altra parte sento una voce che, invece di presentarmi una nuova offerta per il mio piano tariffario, mi spiega di avere bisogno di una traduzione per la settimana successiva.

Come?

Saper gestire una telefonata di lavoro: cosa occorre?

Come prima cosa devo fare mente locale. Lascio da parte la figura numero 7 e tutta la mia attenzione migra, si concentra sulla voce all’altro capo del filo (si può dire ancora così?).

La frase più comune è “mi serve una semplice traduzione”, ma potrebbe trattarsi di un manuale software, un video che necessita di sottotitoli, un elenco di parole prive di contesto (non sono esempi casuali).

La regola numero uno consiste sempre nel cercare di comprendere, attraverso domande mirate, ciò di cui il cliente ha bisogno, perché non sempre coincide con ciò di cui sostiene di aver bisogno.

Una volta compresa la natura del lavoro, tuttavia, resta fermo il fatto che fare un preventivo al telefono e su due piedi è impossibile.

Si tratta di una questione delicata che tiene conto di diversi fattori: combinazione linguistica, numero di parole, settore di riferimento, livello di tecnicità/creatività, formato del file, possibilità di sovrascriverlo, tempi di lavorazione, ecc.

Saper gestire una telefonata di lavoro: con chi parlo?

Il cliente, se non si tratta di un’agenzia di traduzione, tutto questo non lo sa. Spesso non sa né quanto tempo occorra a tradurre (abituato magari all’immediatezza di Google Translate), né quanti fattori concorrano a determinare quella che è la tua tariffa. Perché dovrebbe saperlo?

In questo caso allora devi essere pronto a spiegare come si svolge il lavoro. A farlo mantenendo i nervi saldi da una parte e senza entrare troppo nel tecnico dall’altra. Ma in maniera esaustiva e lineare, c’è bisogno di dirlo?

“Dirlo” è tuttavia più facile che farlo.

Saper gestire una telefonata vuol dire anche comprendere che tipo di persona si trova dall’altra parte della fantomatica cornetta (idem come sopra, è un’espressione ancora valida?). Insomma, c’è chi non ha tempo da perdere e chi, invece, ha piacere di comprendere bene le dinamiche del lavoro. Devi essere bravo a dosarti in base alla situazione.

👉 E non scordare mai mai mai di chiedere di poter prendere visione del lavoro per stilare un preventivo più preciso.

Lo so che essere veloci è importante, ma indicare una cifra senza avere ben chiaro la natura del lavoro è superficiale e rischioso, un salto nel buio del tutto controproducente. Chiedere di poter valutare il materiale è una richiesta lecita, benché questo metta il cliente in condizione di non ricevere subito la risposta che magari sperava di avere. In realtà, se la spiegazione è stata efficace, la riterrà una richiesta più che legittima.

Quindi si torna al canale dell’email? Sì, è necessario. Ricapitolando eventuali condizioni già anticipate a voce.

Un preventivo preciso fa parte del servizio

Fornire un preventivo puntuale fa parte del servizio che si rende al cliente. L’attesa ha come unico fine quello di poter valutare il progetto e far sì che eventuali accordi e termini siano chiari per entrambe le parti.

Di norma io specifico anche l’ora entro la quale invierò il preventivo in visione. Così che il cliente abbia un riferimento esatto in quanto a tempistiche sin da subito.

Immaginati invece di aver indicato a voce una determinata cifra ma di renderti conto, progetto alla mano, che sarebbe invece tutt’altra. Non importa che si tratti di un importo più basso o più alto. Se il cliente fossi io, leggerei quell’imprecisione come una mancanza di chiarezza. Perché quella differenza? Su quali basi?

Autovalutazione, sempre

Non credo che la capacità di gestire una telefonata di lavoro sia innata. Non è così banale e non a tutti viene spontaneo e naturale parlare al telefono, e ad altri l’ansia o l’agitazione possono creare brutti scherzi.

Per questo credo sia importante autovalutarsi. Una valutazione che però non ha nulla a che fare con l’esito del preventivo, che dipende anche da molti altri fattori in gioco.

L’autovalutazione di cui parlo consiste semplicemente nel porsi un paio di domande semplicissime:

• Mi sono espressa in modo chiaro?
• Ho fornito informazioni complete?

Se la risposta anche a soltanto una di queste domande è no, significa che devo rivedere qualcosa nel mio modo di pormi. Se invece ad entrambi i quesiti la risposta è sì, posso dirmi soddisfatta.

Ciò che è importante è cercare di imparare e migliorarsi sempre, sotto ogni aspetto. Anche in quella che si considera la “banale gestione di una telefonata di lavoro”.

È un’altra di quelle piccole cose che, a mio parere, si possono apprendere solo col tempo, a forza di prove ed errori.

Che ne pensi? Se ti va, lasciami un commento!

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